CO JSOU TO ÚČETNÍ DOKLADY?

Účetní doklady jsou prvotním pramenem účetní evidence. Zcela logicky proto požadujeme, aby se staly nositeli informací, které budou:

Pokud účetní doklady nebudou splňovat výše uvedené atributy, nejsme schopni zajistit shodu účetních zápisů se skutečností.

Účetním dokladem se tak může stát (vyjma dokladů všeobecně známých, jako jsou faktury, VPD...) i například:

• Zápis zvalné hromady
• Zápis zinventury
• Nájemní smlouva, vyúčtování uskutečněné služební cesty
• Výpis zobchodního rejstříku aj

2. ČLENÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ

a) podle druhu

• faktura přijatá (FAP) - vyúčtování od dodavatele
• faktura vystavená (FAV) - vyúčtování odběrateli
• příjmový pokladní doklad (PPD) - používá se u plateb za hotové, vypisuje se 2x
• výdajový pokladní doklad (VPD) - obsahuje podobné položky jako PPD
• příjemka (P) - příjem zásob, materiálu na sklad
• výdejka (V) - výdej zásob materiálu ze skladu do výroby, výdej zboží ze skladu
• výpis zbankovního vkladového účtu (VBÚ) - informuje účetní jednotku o pohybu peněz na bankovním účtu
• výpis zúvěrového účtu (VÚÚ)
• vnitřní účetní doklad (VÚD) - slouží jako zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku

b) podle počtu dokumentovaných případů

• jednotlivé - dokumentují jednu hospodářskou operaci
• sběrné - sběrný doklad je souborem více jednotlivých dokladů téhož druhu. Tyto doklady mohou být vystaveny na stejnorodé operace a musí být doložený účetními písemnostmi dokládajícími uskutečnění účetních případů. Případem mohou být doklady od čerpacích stanic za nákup pohonných hmot zaúčtované jedním výdajovým dokladem jednou za měsíc.

c) podle místa vzniku

• vnitřní (interní) - doklady vnitřní mají vztah kúčetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku. Jedná se například o zápis zvalné hromady jako doklad pro zaúčtování přídělu do fondů nebo pro účely rozdělení hospodářského výsledků, převodka materiálu mezi sklady, výdejka pro převod materiálu do výroby, protokol o zařazení majetku do užívání, protokol o vyřazení majetku, inventární karty majetku, inventarizační zápisy, rozhodnutí o tvorbě (rozpuštění) rezerv nebo opravných položek, karty časového rozlišení...
• vnější (externí) - doklady vnější mají vztah kokolí podniku. Jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo zokolí účetní jednotky. Příkladem může být faktura vydaná, kde externím účastníkem je náš odběratel, dále faktura přijatá (externím účastníkem je nás dodavatel), výpis zběžného účtu (externím účastníkem je banka), pokladní doklad o převodu peněz do banky, dodací list, pokladní doklad o nákupu materiálu (externím účastníkem je dodavatel).

3. PRÁVNÍ ÚRAVA ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM

Zákon o účetnictví vymezuje účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, výnosech a výsledku hospodaření. Účetní záznam zahrnuje prakticky veškeré písemnosti, které s účetnictvím souvisejí, počínaje účetním dokladem a konče výroční zprávou. Jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat. Předepisuje to zákon o účetnictví, který stanoví, že obsah účetního záznamu musí být prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů.

* zápisy do účetních knih se provádí na základě účetních dokladů *

* účetní závěrka se sestavuje na základě údajů v účetních knihách *

Nedodržení těchto zásad by mohlo vést k neprůkazným účetním záznamům. V takovém případě by účetnictví ani nemohlo plnit svoji funkci, tj. poskytovat informace pro rozhodování, řízení a další záměry uživatelů.

4. NÁLEŽITOSTI A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

4.1 Náležitosti účetních dokladů

Jsou základní údaje, které musí mít každý doklad, aby byl průkazný. Jedná se o tyto údaje:

• označení účetního dokladu, pokud to nevyplývá zjeho obsahu
• popis obsahu účetního případu a jeho účastníci (pokud to nevyplývá zjeho obsahu)
• peněžní částka, případně údaj o množství a ceně
• datum vyhotovení účetního dokladu
• datum uskutečnění účetního případu (není-li shodné sdatem vyhotovení)
• podpisy osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování

4.2 Oběh účetních dokladů

Je cesta od jeho vyhotovení či obdržení až po jeho skartaci. Neprobíhá vždy stejně, záleží na uspořádání účetní jednotky a druhu dokladu.

5. POVOLENÉ ZPŮSOBY OPRAV V ÚČETNÍCH KNIHÁCH A ÚČETNÍCH DOKLADECH

5.1 Způsoby oprav v účetních knihách

Opravovat chybné zápisy je možné provést:

• účetním způsobem - tj. novým účetním zápisem, který musí být doložen příslušným účetním dokladem.
• neúčetním způsobem - tj. škrtnutím chybného údaje. Kpůvodnímu zápisu se musí připojit poznámka o provedení opravy sdatem jejího provedení a podpisem osoby, která opravu povedla.

5.2 Způsoby oprav v účetních dokladech

Zákon o účetnictví nestanoví konkrétní způsoby opravy. V praxi se požívají 3 způsoby:

• přeškrtnutí chybného údaje, tak aby původní zápis byl čitelný, připojí se podpis osoby, která opravu provedla
• vyhotoví se nový účetní doklad
• vyhotoví se vnitřní účetní doklad, kterým se opraví chybně vyhotovený doklad (používá se vpřípadě odeslání výkazu)

6. NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍHO DOKLADU

Účetním dokladem je každá písemnost (doklad), která obsahuje všechny náležitosti uvedené v § 11 ZOÚ. Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí mít tyto náležitosti:

a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo, že jde o účetní doklad

b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků, nevyplývá-li z účetního dokladu alespoň nepřímo

c) peněžní částku nebo údaj o množství a ceně

d) datum vyhotovení účetního dokladu

e) datum uskutečnění účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d)

f) podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování, tyto podpisy lze nahradit jiným průkazným způsobem

Účetní doklad nemusí být sám o sobě důkazem. V řadě případů jsou k tomuto účelu vhodnější podklady, na jejichž základě se účetní doklady vyhotovují. Pro tento účel ZOÚ v § 11 odst. 2 stanoví, že náležitosti účetního dokladu mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech.

Účetní doklad nese znaky originality, pokud je účetní jednotkou osobně vytvořen. Jinými slovy - písemnost (i když je vyhotovena jinou osobou) se stane originálním účetním dokladem poté, co ji doplníme všemi požadovanými náležitostmi.

Ad a) Označení účetního dokladu

Označit písemnost tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o účetní doklad, je povinné pouze v případě, pokud tato skutečnost není z písemnosti jinak zřejmá. Na dokumenty označené názvy, jako například „faktura" nebo „výdajový pokladní doklad" není nutné označení, že se jedná o účetní doklad, uvádět, neboť je to zřejmé z jejich obsahu. Součástí označení je i přiřazení čísla dokladu v rámci dokladové řady. Účetní jednotky jsou povinny uspořádat své písemnosti tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní. Tato povinnost vyplývá z § 34 ZOÚ a úzce souvisí s požadavkem na možnosti jednoznačně určit každý účetní doklad. Způsob číslování dokladů, volba dokladových řad a jejich označení je plně v kompetenci účetní jednotky.

Ad b) Označení účastníků

Pro účely účetnictví postačí identifikovat účastníky jejich:

• Obchodním jménem
• Sídlem u právnické osoby nebo bydlištěm u fyzické osoby

Při označení účastníků nelze používat obecné pojmy jako podnik, občan, muž ..

Obchodní jméno je název, pod kterým podnikatel činí právní úkony při své podnikatelské činnosti. Obchodním jménem fyzické osoby je jejím jméno a příjmení, za nímž může být dodatek, který odlišuje osobu podnikatele nebo druh podnikání. Obchodním jménem právnické osoby je název, pod kterým je zapsána v obchodním rejstříku. Součástí obchodního jména u právnických osob je dodatek charakterizující právní formu společnosti (např. s.r.o., a.s.)

V případě, že podnikatel užije nesprávného, nepřesného nebo neúplného obchodního jména (jinak uvedeného než je přesné znění uvedené v OR) může to v některých případech vést až k neplatnosti určitého právního úkonu pro jeho neurčitost. Nesprávnost v označení účastníka může vzniknout i jen záměno dodatku, kdy uvedeme například „s.r.o." místo v OR uvedeném „spol. s r.o.".

Sídlem právnické osoby a místem podnikání fyzické osoby je adresa, která je jako sídlo nebo jako místo podnikání zapsána v obchodním nebo živnostenském rejstříku nebo v jiné evidenci.

Ad c) Peněžní částka nebo údaj o množství a ceně

Na prvotních dokladech se můžeme setkat s vyjádřením částky jak v české, tak i cizí měně. Peněžní částku v cizí měně je pro účely účetnictví nutné přepočítat na českou měnu způsobem stanoveným ZOÚ. Variantně ZOÚ umožňuje místo peněžní částky uvést na dokladu informaci o ceně za měrnou jednotku s vyjádřením množství.

Ad d) Datum vyhotovení účetního dokladu

Jedná se o datum, kdy je účetní doklad fyzicky vytvořen (opatřen všemi předepsanými náležitostmi). Účetní doklad je nutné vyhotovit bez zbytečného odkladu pro zjištění skutečnosti, které se jím dokládají. Může být shodný s datem uskutečnění účetního případu.

Ad e) Datum uskutečnění účetního případu

Definici dne uskutečnění účetního případu nalezneme v Čl. VII Úvodních ustanovení opatření FMF čj. V/20 100/1992 ze dne 15. Července 1992, kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele, ve svém pozdějším znění. Uvedené opatření je závazné pro podnikatele účtující v soustavě podvojného účetnictví.

Dnem uskutečnění účetního případu je podle postupů účtování den, kdy dojde:

• ke splnění dodávky
• kplatbě závazku
• kinkasu pohledávky
• kpostoupení pohledávky
• kpřevzetí dluhu
• ke zjištění manka, schodku, přebytku či škody
• kpohybu majetku uvnitř účetní jednotky
• kdalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo zvnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které vúčetní jednotce nastaly, popř. účetní jednotka má kdispozici potřebné doklady tyto skutečnosti dokumentující
• ke dni doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu při převodu vlastnictví knemovitostem. Pokud není vklad později zapsán, musí se účetní zápisy zpětně opravit. Vpřípadě převodu nemovitosti je tedy datum uskutečnění účetního případu podmíněno nabytím právního účinku vkladu nemovitosti do katastru. Tato podmínka se uvádí na inventární kartě a vinventuře.

Postupy účtování se omezují pouze na uvedený výčet, přičemž už nestanoví, které z dat upřednostnit v případě, kdy lze konkrétnímu účetnímu případ přiřadit více možností. Stanovení data uskutečnění účetního případu je tak plně v kompetenci účetní jednotky v závislosti na jejím vnitřním kontrolním systému, oběhu dokladů a při respektování výše uvedených dat stanovených postupy účtování.